Klauzula informacyjna RODO

Zawarta pomiędzy

Varico sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Zwierzyniecka 3 (60-813) Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001210463, kapitał zakładowy 50 000 zł (opłacony w całości), posiadająca NIP: 7812101798, REGON: 543496443.

Użytkownikiem zwanym dalej również Administratorem;
łącznie zwanymi Stronami, z których każda może być oddzielnie zwana Stroną.

§1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Użytkownik powierza Przetwarzającemu na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej „RODO”, przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji usług świadczonych Użytkownik przez Przetwarzającego poprzez dostęp do platformy informatycznej o nazwie „Tangramo” (dalej „System”).

2. Użytkownik niebędący administratorem danych w rozumieniu RODO oświadcza, że uzyskał od właściwego administratora danych osobowych zgodę na powierzenie przetwarzania danych.

3. Użytkownik jest administratorem danych osobowych osób zatrudnionych u Użytkownika (pracowników/podwykonawców/zleceniobiorców Użytkownika) (dalej: Dane Pracowników Użytkownika) lub administratorem lub podmiotem przetwarzającym dane osobowe powierzone mu w związku ze świadczeniem usług księgowych na rzecz jednego lub wielu administratorów danych osobowych, z którymi ma zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych w związku ze świadczeniem na rzecz tych administratorów usług obsługi księgowo-finansowej lub innej podobnej. Użytkownik powierza Varico dane zebrane przez niego lub powierzone mu, w celu skorzystania z usługi automatycznego odczytu i ewidencji danych zawartych na fakturach, które wprowadza do Systemu (łącznie dalej „Dane Użytkownika”).

§2. Cel przetwarzania powierzonych danych osobowych

1. Przetwarzający będzie przechowywał (w tym kopiował i archiwizował) dane osobowe powierzone mu na podstawie Umowy. Zawarcie Umowy stanowi udokumentowane polecenie Administratora do przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego.

2. Przetwarzający będzie przechowywał (w tym kopiował i archiwizował) powierzone mu dane osobowe wyłącznie w celu realizacji usług świadczonych Administratorowi przez Przetwarzającego.

§3. Obowiązki Przetwarzającego

1. Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych powierzonych mu na mocy Umowy, do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania danych osobowych.

2. Przetwarzający dopuści do przetwarzania danych osobowych jedynie osoby działające z jego upoważnienia oraz którym dostęp do danych osobowych jest niezbędny do świadczenia Administratorowi usług.

3. Przetwarzający zaznajomi osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i odpowiedzialnością za ochronę tych danych.

4. Przetwarzający zapewni, aby osoby działające z jego upoważnienia i mające dostęp do danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

5. Biorąc po uwagę charakter przetwarzania, Przetwarzający w miarę możliwości wspiera Administratora w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania podmiotów danych, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO.

6. Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, może wspierać Administratora w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

§4. Kontrole przetwarzania

1. Administrator uprawniony jest do przeprowadzania kontroli przetwarzania danych osobowych.

2. Administrator przyjmuje do wiadomości, że Przetwarzający może korzystać z usług centrów danych i może nie mieć dostępu do pomieszczeń, w których utrzymywane są serwery.

3. Administrator ponosi wszelkie koszty przeprowadzenia kontroli, w tym udokumentowane koszty Przetwarzającego. Administrator zobowiązany jest zawiadomić Przetwarzającego o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej 7 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia kontroli, wskazując dokładny zakres, termin oraz osoby upoważnione. Zawiadomienie należy wysłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres rodo@tangramo.pl. Jeżeli przeprowadzenie kontroli nie będzie możliwe we wskazanym terminie, Strony ustalą inny odpowiedni termin przeprowadzenia kontroli.

4. Osoba prowadzącą kontrolę zobowiązana jest przestrzegać zasad pracy Przetwarzającego, wymogów bezpieczeństwa i norm przy przeprowadzaniu wizyt na miejscu. Przed rozpoczęciem kontroli Administrator oraz osoba prowadzącą kontrolę zobowiązane są zawrzeć z przetwarzającym umowę o zachowaniu poufności dostarczoną przez Przetwarzającego.Kontrola przetwarzania zostanie zakończona podpisaniem przez Strony protokołu. Protokół będzie zawierał wnioski z kontroli oraz uzgodniony przez Strony zakres ewentualnych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego.

§5. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Administrator upoważnia Przetwarzającego do angażowania dowolnego podwykonawcy do wykonywania określonych czynności przetwarzania w celu wykonania Umowy, pod warunkiem, że podwykonawca wykonuje wszystkie zobowiązania wynikające z Umowy, ponieważ mają one zastosowanie do przetwarzania Danych Użytkownika przez tego podwykonawcę, tak jakby był stroną tej umowy. Każdy podwykonawca zapewni wystarczające gwarancje i wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w taki sposób, aby przetwarzanie spełniało wymagania powszechnie obowiązujących przepisów. W przypadku, gdy podwykonawca nie wypełni swoich zobowiązań w zakresie ochrony danych, Przetwarzający pozostaje odpowiedzialny wobec Administratora za wykonanie zobowiązań podwykonawcy. Administrator upoważnia Przetwarzającego do dalszego powierzenia przetwarzania Danych Użytkownika do podmiotów, z którymi Przetwarzający współpracuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej, tj. podmiotów z branży IT i podmiotów księgowych.

2. W przypadku dalszego powierzenia danych osobowych do podmiotów amerykańskich, podmioty te powinny gwarantować poufność danych zapisywanych w ich bazach. Ze wszystkimi amerykańskimi podmiotami, którym Przetwarzający powierza przetwarzanie Danych Użytkownika, zawieramy umowy, w ramach których gwarantują one odpowiedni poziom ochrony danych osobowych wymagany przez mające zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

3. Zawsze aktualny wykaz podmiotów przetwarzających i kategorii przekazywanych im danych osobowych jest dostępny na stronie internetowej Przetwarzającego.

4. Przetwarzający poinformuje Administratora o zamiarze dodania lub zmiany podmiotu przetwarzającego, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Zawiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail podany jako kontaktowy w panelu Konta Użytkownika.

5. Sprzeciw powinien być wyrażony w ciągu 7 dni od daty poinformowania Administratora o zamierzonych zmianach.

6. Przetwarzający ma korzystać jedynie z takich podmiotów, które oferują wystarczającą gwarancję wdrożenia właściwych środków technicznych i organizacyjnych.

7. Przetwarzający zobowiązany jest zawrzeć z dalszym przetwarzającym umowę podpowierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z którą dalszy podmiot będzie zobowiązany do spełnienia tych samych zobowiązań co Przetwarzający.

§6. Czas obowiązywania Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas świadczenia Administratorowi przez Przetwarzającego usług.

2. Umowa wygasa z chwilą wygaśnięcia umowy o świadczenie usług, zawartej pomiędzy Administratorem a Przetwarzającym.

3. Zmiana warunków umowy o świadczenie usług  pozostaje bez wpływu na postanowienia Umowy.

§7. Zakończenie przetwarzania danych osobowych

1. Przetwarzający przestaje przetwarzać dane osobowe przetwarzane w imieniu Administratora po rozwiązaniu Umowy. Ponadto Przetwarzający, na pisemne polecenie Administratora, na koszt Administratora, zapewni zwrot do Administratora wszystkich takich danych osobowych wraz z kopiami znajdującymi się w jego posiadaniu. Jeśli Administratora nie dostarczy instrukcji dotyczących zwrotu w ciągu trzech (3) miesięcy od daty rozwiązania Umowy, Przetwarzający ma prawo usunąć wszelkie takie dane osobowe, w tym ich kopie, chyba że przechowywanie danych osobowych jest wymagane przez prawo lub niezbędne dla dochodzenia roszczeń lub ochrony przed nimi. Jeżeli dane osobowe zostaną zwrócone zgodnie z powyższym, zostaną zwrócone we wspólnym, czytelnym formacie uzgodnionym przez Strony.

2. Przetwarzający może przechowywać dane osobowe Administratora w zakresie dopuszczalnym lub wymaganym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa i wyłącznie w zakresie i okresie dopuszczalnym/wymaganym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, i zawsze pod warunkiem, że Przetwarzający zapewni poufność wszystkich takich Danych Użytkownika oraz zadba o to, aby takie Dane Użytkownika przetwarzane były wyłącznie w celach określonych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa wymagających ich przechowywania i niewykorzystywania do żadnych innych celów.

§8. Odpowiedzialność

1. Każda ze Stron rekompensuje drugiej Stronie wszelkie bezpośrednie straty wynikające z roszczeń stron trzecich wynikających z jakiegokolwiek naruszenia przez pierwszą ze Stron Umowy lub w wyniku takiego naruszenia.

2. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym postanowienia Umowy wyłącznie, gdy nie dopełnił obowiązków, które Umowa lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa nakładają bezpośrednio na podmioty przetwarzające. W żadnym wypadku Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści Administratora.

3. Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1 powyżej, jeżeli wykaże, że nie ponosi winy za zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody.

4. Całkowita odpowiedzialność Przetwarzającego wobec Administratora nie może przekroczyć niższej z kwot: (i) kwoty zapłaconej na rzecz Przetwarzającego przez Administratora na podstawie umowy o świadczenie usług w okresie ostatnich sześciu (6) miesięcy, oraz (ii) limitu odpowiedzialności określonego w umowie o świadczenie usług, w tym Regulaminie.

§9. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych pomiędzy Stronami mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.

2. Strony zobowiązują się dołożyć wszelkich starań przy rozwiązywaniu wszelkich sporów mogących wystąpić w przyszłości w związku z wykonaniem Umowy, w drodze obustronnych uzgodnień i porozumień, a jeżeli nie będzie to możliwe, rozstrzygnie je sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Przetwarzającego.

3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienia Umowy okażą się nieważne, nie uchybia to mocy pozostałym, a Strony będą dążyć do zastąpienia nieważnego postanowienia ważnym zapisem odzwierciedlającym pierwotną wolę Stron.